La Documentation, c’est cette information vitale qui constitue la mémoire d’une entreprise; ce sont les mots, concepts et chiffres qui nous disent ce qu’elle est, ce qu’elle fait. La GED participe aux processus de travail collaboratif et d’échanges d’informations.

Dans un cadre concret, la GED avec SharePoint augmente la productivité en facilitant la traçabilité des documents et de leurs versions, en multipliant les modalités de recherche et en facilitant l’accès à l’information en temps réel dans une réalité d’affaires étendue (field service people). Bref, la GED SharePoint procure un gain de temps et d’argent important pour les organisations.
Centraliser l’accès à tous vos documents et gérer les versions mineures et majeures

Avec SharePoint, vous pouvez centraliser l’accès à tous vos documents et gérer les versions mineures et majeures. Vous gérez les versions des documents, les modèles et leur durée de vie et vous pouvez les classer par département, par unité d’affaires, par division, par projet, par groupe d’utilisateurs ou toute autre classification pertinente, ce qui facilite grandement la recherche.

Vous pouvez aussi leur assigner des attributs, à même Microsoft Office, de façon à les retrouver plus facilement car ces attributs (métadonnées) sont alors publiés dans une liste accessible à tous. De même, vous pouvez déterminer de façon granulaire le niveau et type d’accès selon le type de documents, pour tout type d’utilisateurs ou groupe d’utilisateurs.
Améliorez la productivité et garantissez la qualité et la pertinence de l’Information

Grâce aux fonctions avancées de SharePoint, vous pouvez créer des flux de travail reliés à la Gestion de vos Documents, que ce soit pour mettre en place des processus détaillés d’approbation, de collectes de commentaires et/ou de signatures électroniques ainsi que d’approbations de disposition des documents et de révision des documents avec envois de courriels ou assignations des tâches à des ressources désignées.

Vous améliorez la Productivité et garantissez la qualité et la pertinence de l’Information contenue dans vos documents grâces à ces fonctions de Collaboration. Vous pouvez alors assigner à tout document vos politiques de conservation, d’expiration et vos paramètres d’audit. De plus, vous pouvez gérer et contrôler les informations, les documents et les processus à partir des portails Intranet ou Extranet de votre organisation.

Gérer le cycle complet de vie des documents et contrôler toutes les modifications

Grâce à certaines composantes intégrées aux librairies de documents de SharePoint WSS (maintenant fondation) ou SharePoint Server, des fonctions étendues vous permettent de gérer le cycle complet de vie des documents et d’en contrôler toutes les modifications.

Ceux-ci permettent aussi le routage d’approbation et de révision des documents selon le rôle des utilisateurs et les variables des documents; le tout en respectant les permissions de SharePoint, en conservant l’historique des documents et en créant une liste pour audit. De plus, vous contrôlerez aussi la durée des assignations et réassignations ainsi que les rappels aux utilisateurs ou aux équipes.

Si vous avez déjà une application spécialisée pour la gestion documentaire, les capacités d’intégration seront utilisées pour marier les deux applications afin d’optimiser le travail de vos précieux collaborateurs.
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